方法10分
自動化の前にプロセスを可視化する：実践ガイド
実際の作業を理解し、判断を明確にして、測定可能な最初の自動化範囲を選ぶための6段階の方法です。
理解が不十分なプロセスを自動化しても明確にはならず、曖昧さを加速する場合があります。有用な図は、実際の作業、データの流れ、判断、人が介入する場所を示します。
開始、終了、期待する価値を定める
手順を詳しくする前に境界を決めます。明確な範囲により、具体的な課題が全体改革へ広がることを防ぎます。
- 開始イベント
- 観察可能な結果
- 受益者または担当部署
理想ではなく実際の流れを観察する
関係者に聞き、代表的な事例を追います。公式手順にない待ち時間、手戻り、回避策を記録します。
- 実際に行う作業
- チーム間の引き継ぎ
- 待機、差し戻し、二重入力
役割、ツール、データを一覧化する
各手順で、誰が行動し、情報がどこにあり、どの権限が必要かを記します。依存関係と機密アクセスが見えます。
- 責任者と協力者
- アプリと情報源
- 読み取り、書き込み、保管
ルールと例外を明確にする
暗黙の習慣を理解可能な判断に変えます。安定したルールと、人の判断が必要なケースを分けます。
- 判断基準
- 不足または矛盾するデータ
- エスカレーションと人の承認
開始時点を測定する
パイロット前に少数の指標を選びます。比較基準は将来のテストと同じ期間と範囲にします。
- 量と頻度
- 所要時間と人の作業
- エラー、手戻り、例外
検証可能な最初の範囲を選ぶ
反復的で十分に安定し、取り消し可能な手順から始めます。人が管理する部分と、継続、修正、中止の基準を記録します。
- 含む手順と除外する手順
- 必須の承認
- 成功、修正、中止
NOVAMIND
固定するためではなく、選ぶために可視化する
プロセス図は最終文書ではありません。パイロット選択、仮説検証、観察した事実による改善のための共通言語です。
一般的な方法の枠組みです。ルール、測定、責任、管理は、組織、国、業界に合わせる必要があります。